Vorstandssitzung vom 11. Jan. 2018 in Zürich

Das Protokoll zu dieser Sitzung wurde von Daniel Stoni auf seinem Notebook geführt und wurde niemals an die anderen Vorstandsmitglieder weiter geleitet.


Hier die Notizen von Susanna Belloni und Mich Wyser:
Beginn: 14:30
Anwesende: Giorgi Winter, Hans Leuenberger, Daniel Stoni, Susanna Belloni, Mich Wyser ( ab 15:15h)

1) Veranstaltungen: Hans Leuenberger veranstaltet einen Talentmarkt am 11.Feb.18 in Zürich bei Revampit. Ausserdem Stammtische in Zürich und seine Bodensee-Treffen.
Hans soll die Termine und Details per email an alle im Vorstand schicken.

Susanna informiert darüber, dass die Jimdo-Homepage derzeit nicht zugänglich ist, niemand neue Daten darauf publizieren könne und somit die Veranstaltungen derzeit nicht auf der Homepage beworben werden können, ausser im Google-Calender, der dort angezeigt wird.
Daniel sagte Hans zu einen GoogleKalender-Eintrag für seine Veranstaltungen zu erstellen, da ausser ihm nur Christine Güttinger darauf Zugriff hätte.
Sobald alle Details vorliegen, wollen wir Veranstaltungen in einem Mailing an alle Mitglieder bewerben. In den regelmässigen Mailings vom Vorstand an alle Mitglieder soll es jeweils einen eigene Themenpunkt „Veranstaltungshinweise“ geben. ( Giorgi, Susanna)
Hans wird gebeten kurze schriftliche Berichte von seinen Veranstaltungen zu verfassen, am besten auch ein paar Fotos machen, damit wir sie auf der Homepage usw. veröffentlichen können.

2) Buchhaltung: Hans beklagte noch nicht im Besitz alles nötigen Unterlagen zu sein, um die Buchhaltung führen zu können. Susanna verweist ihn auf ein email vom 17.12.2017 mit dem Betreff „Buchhaltung“ mit den Auszügen von Postfinance und der Übersicht aller Ausgaben seit Juli17. Hans behauptete das Email nicht bekommen zu haben. Daniel konnte das email in seinem Notebook finden und sagte zu, es Hans sofort weiter zu leiten. Daniel wird Hans auch bei den Buchungen helfen und bei der Einrichtung seines Talent-email-Kontos.

Zudem beklagt Hans, dass die Post noch immer an die Adresse des alten Sekretariats ( MAT) geschickt wird. MAT hat ihm zwei Schecks in Talent zugesendet, die bei der Stiftung Tosam im Oktober eingelöst worden sind. ( Bei den Schecks handelt es sich um Einkäufe von Daniel Stoni und Hans Leuenberger in der Brocki.) Es werden alternative Zahlungsmöglichkeiten für die Brocki diskutiert, wie z.B. einen Laptop mitnehmen und die Zahlung in Cyclos durchführen, aber die Brocki scheint keine andere Zahlungsweise als die mit Schecks zu akzeptieren. Wir müssen also diese umständliche Art der Verrechnung weiter so handhaben, dass wir  eben nach der Zusendung der eingelösten Schecks die Buchungen für Stiftung Tosam in Cyclos durchführen.

( Anm. Susanna: die Schecks werden häufig als “Scheine” bezeichnet, da sie Papierform haben.)

3) MV 2018: für den 26.Mai 2018 wird ein Raum in Zürich gesucht. Bislang gab es noch keine “schönen” Vorschläge. Giorgi wird weiter suchen.

Bis zur MV soll auch ein besser formulierter, “schlanker” Vorschlag für die Statuten ausgearbeitet werden. Susanna erinnert, dass Mitglied Verena Gessler als Juristin mithelfen könnte ( gegen Talent). Giorgi nimmt sich der Sache an.
Ausserdem soll der Vorstand eine Erweiterung des Vereinszwecks für die Beantragung der Gemeinnützigkeit vorschlagen und bei der MV zur Abstimmung bringen.
Susanna meint, es sollten nur Anträge zur Abstimmung in der MV gebracht werden, die mit dem Vereinsgesetz und den Statuten von Talent vereinbar sind, sowie klar formuliert. Dies zu gewährleisten ist Sache des Vorstandes und das ist ihr wichtig. Es wurde in der Vergangenheit häufig die Diskussion über die Konformität von Anträgen in der MV abgehalten, anstatt Juristen dazu zu befragen, die darauf richtig Auskunft geben können. Was die MV unnötig verlängert hat.
Wenn die Anträge früher eingehen, können sie dann innert 2 Wochen geprüft werden, und 4 Wochen vor der MV versendet und publiziert werden.
Diese Zeitregelung für den Eingang von Anträgen für die MV sollen deshalb genauer in den Statuten festgelegt werden, momentan ist die Formulierung unklar bzw. zweideutig. ( Giorgi)
Beschluss: Anträge für die MV am 26.5.18 sollen vor dem 1.April 18 eingehen, damit sie juristisch geprüft werden können. ( Verena Gessler anfragen ob sie dem Vorstand dabei gegen Talent unterstützt).

4) CRM: Daniel Stoni berichtet davon wie kompliziert es ist eine geeignete Software zu finden, die auch von Revampit gehostet wird. Er hatte im Oktober ein Treffen mit Andreas Rudin diesbezüglich. Kiwitendo taugt jedenfalls nicht als CRM – es ist zu kompliziert.
Auch das Mailhandling scheint nicht optimal zu Laufen. Daniel wird sich weiter darum kümmern.
Das Webhosting ist umständlich, weil wir dazu immer Andreas Rudin brauchen. Es ist nach Dafürhalten von Daniel und Mich allerdings die beste Lösung dies so beizubehalten, weil es keine bessern Alternativen gibt.

5) Kommunikation Vorstand: Susanna beklagt von Daniel Stoni seit Monaten nichts mehr gehört zu haben. Seine unentschuldigte Abwesenheit sei nicht tragbar und er verzögert dadurch Projekte, wo er mitarbeiten wollte, wie z.B. die Homepage.
Auch Giorgi macht nochmals ausdrücklich klar, dass Daniels Verhalten zu Unmut führte, da er weder Entschuldigung noch Erklärung für sein Fernbleiben und Nicht-Beantworten der emails lieferte. Er bringt deutlich zum Ausdruck, dass er das inakzeptabel findet.
Mich Wyser ist ähnlicher Meinung und fordert Daniel auf zu erklären, warum er nicht reagierte.
Daniel versichert ab jetzt wieder engagierter dabei zu sein und meint, es sei einfacher gewesen sich bei Hans abzumelden, der seine Abmeldung allerdings nicht weiter gegeben hat, obwohl die Frage nach Daniel Stoni in der Raum gestellt wurde ( mehrmals).

6) Bankkonto: Susanna hat die Umschreibung des Bankkontos letzten Monat beantragt, aber neuerlich viele Formulare von der Post bekommen, die noch auszufüllen und abzuschicken sind ( Änderung im Steuergesetz für Vereine führte zu mehr Bürokratie). Dies wird zusammen mit Mich Wyser nächste Woche erledigt.
Das Darlehen an David Schlatter wurde erst am 9.Dez.17 zurück gezahlt. Die Verzögerung entstand durch einen Fehler in der IBAN, die im efinance ständig falsch erzeugt wurde. Susanna hat mit David telefoniert und die Sachlage erklärt.

7) Tauschhandel – Cyclos-Statistiken: Mich informiert über die Statistiken in Cyclos: die Mitgliederzahl ist leicht angestiegen, vor allem weil Austritte wieder verhindert werden konnten und es etliche Neuanmeldungen gab.
Im Vergleich zum Vorjahr gibt es weniger Tauschgeschäfte, aber die einzelnen Umsätze waren im Durchschnitt höher. Der Gesamtumsatz ist nur um 10% gesunken.
Cyclos läuft noch immer nicht fehlerfrei. Die automatische Anmeldung von Neumitgliedern ist in der Testphase. Momentan ist das so geplant, dass sich jemand selbst ind Cyclos anmelden kann, aber dann von einem Administrator freigeschaltet werden muss. ( 1 Mausklick)

8) NextCloud: wer hat das Konto für Talent erstellt? Verdacht: Andreas Rudin. Daniel wird nachfragen.

9) Weitere Termine für Vorstandstreffen werden wie folgt beschlossen:
14.2.18 18:30h Telko via Skype
06.3.18 18:30h Telko via Skype
20.3.18 15:30h Sitzung in Lenzburg ( Gleis1)
17.4.18 18:30h Telko via Skype
17.5.18 18:30h Telko via Skype

10) Aufwandsentschädigungen: Hans überreicht Susanna wortlos eine Abrechnung über die Organisation von Regionaltreffen und einer Tauschzeitung für die Region Bodensee. Susanna lehnt dies ab, weil das nicht im Vorfeld abgesprochen war. Daniel und Giorgi klären darüber auf, dass Abgeltungen im Vorhinein im Vorstand abzusprechen sind und individuell vereinbart werden – je nach Aufwand. Das gilt für alle Aktivitäten von Gruppen oder von einzelnen Mitgliedern. Jeder sollte sich über die Abgeltung von diversen Initiativen zuerst mit dem gesamten Vorstand absprechen, der im Gremium zu einer Entscheidung findet.
Diese Vorgangsweise wurde bei der Vorstandssitzung am 18.9.2017 in Zürich beschlossen.

Um 17:15 wird die Sitzung beendet.